Notre candidat(e) idéal(e)Nous recherchons un(e) gestionnaire des opérations très organisé(e), calé(e) en technologie et adaptable pour superviser et optimiser les systèmes internes, les outils numériques et les flux de travail opérationnels de Bloom.
Vous possédez une solide expérience des opérations en agence numérique (ou une expérience compatible dans des environnements technologiques/services professionnels au rythme soutenu). Vous êtes tout aussi à l'aise pour gérer des logiciels internes, dépanner des flux de travail automatisés, superviser des processus de facturation récurrents et collaborer avec l'ensemble des équipes pour assurer le bon fonctionnement de notre moteur opérationnel.
Aperçu du posteEn tant que gestionnaire des opérations, vous prendrez en charge l'infrastructure opérationnelle de Bloom, en gérant les outils, les flux de travail et les processus administratifs qui soutiennent le travail quotidien de notre équipe, la facturation des clients et l'exécution transversale. Vous superviserez directement l'équipe Dev/Analytique, gérerez les applications internes (telles que nos plateformes propriétaires de facturation, de suivi budgétaire média, d'intelligence d'affaires et de gestion des connaissances), superviserez la gouvernance des comptes SaaS et l'accès à l'infrastructure technique, maintiendrez les automatisations clés et travaillerez en étroite collaboration avec les responsables de département et les finances pour maintenir l'efficacité, la précision et la scalabilité au sein de l'agence
Responsabilités clés1. Opérations des plateformes et de l'agence
- Gouvernance des outils internes : Maintenir l'état de préparation opérationnelle et les accès utilisateurs pour les applications internes clés, y compris les plateformes utilisées pour les ententes de services clients (mandats), les achats médias, les feuilles de facturation mensuelles, le suivi budgétaire média, l'intelligence d'affaires (suivi du temps, des coûts et des revenus) et la formation de l'équipe.
- Administration technique et des comptes : Superviser les accès, les permissions et la sécurité des comptes de l'agence dans les environnements de développement, l'infrastructure info-nuagique et les entrepôts de données.
- Intégrations comptables et systèmes : Superviser la liaison opérationnelle entre les systèmes de facturation internes et le logiciel de comptabilité de l'agence, en garantissant l'exactitude des données sur les feuilles de facturation clients et les dossiers financiers.
2. Supervision de l'équipe Dev/Analytique et gestion du SaaS
- Leadership d'équipe : Superviser et gérer directement l'équipe Dev/Analytique, en guidant les initiatives techniques, l'allocation des ressources et la réalisation des projets pour soutenir l'infrastructure de l'agence.
- Supervision des automatisations : Maintenir, tester et dépanner les automatisations internes pour la messagerie d'équipe, les outils d'intégration, les plateformes d'analyse de réunions et les processus d'intégration des clients.
- Gestion de projets et gouvernance tech RH : Maintenir les normes de gouvernance pour les plateformes de gestion de projets de l'agence (gestion des billets et des listes de facturation) et l'administration des systèmes RH.
- Gestion des outils et identifiants : Gérer l'attribution des comptes, la gestion des licences et les transferts d'accès sur les plateformes logicielles de l'agence (outils collaboratifs, gestion de projets, SIRH, analytique marketing, CRM et outils de développement).
3. Opérations financières et de facturation
- Exécution de la facturation récurrente : Coordonner et exécuter les flux de facturation mensuels, incluant la vérification des livrables, la tarification des billets fermés et le traitement mensuel des lignes de facturation spécialisées (comme le SEO et l'Analytique) avant les échéances.
- Contrats et gestion intersociétés : Tenir à jour les dossiers de contrats clients, la facturation intersociétés et les exigences administratives connexes.
4. Amélioration des processus et soutien des équipes
- Collaboration transversale et planification de la capacité : Collaborer avec les responsables des départements Service conseil, Médias payants, Création & Médias sociaux, SEO et Analytique. Établir des critères d'évaluation de la charge de travail et une planification proactive de la capacité pour équilibrer stratégiquement les ressources, résoudre les goulots d'étranglement et clarifier les processus.
- Efficacité axée sur le ROI et initiative : Promouvoir les principes de gestion du changement pour favoriser une culture d'amélioration continue. Donner à l'équipe les moyens de prendre des initiatives sur des projets à fort impact, stimulant l'efficacité et la productivité pour offrir un retour sur investissement (ROI) mesurable.
- Documentation et formation : Mettre à jour continuellement la documentation opérationnelle, affiner les processus de transfert de l'agence et former les membres de l'équipe à l'utilisation des outils internes afin d'assurer des transitions harmonieuses, de réduire les résistances et de favoriser l'adoption durable des nouveaux flux de travail.
- Évaluation de la pile technologique et alignement - Audit et optimisation des systèmes : Évaluer et gérer continuellement la pile technologique opérationnelle de l'agence. S'assurer que toutes les plateformes sont parfaitement alignées, intégrées et optimisées pour soutenir les flux de travail de l'agence, éliminer les redondances et veiller à ce que les outils aident réellement les équipes qui les utilisent.
- Direction de projets d'opérations de l'agence : Piloter les initiatives opérationnelles internes, de l'analyse initiale à la mise en œuvre. Prendre en charge le déploiement de nouveaux systèmes, flux de travail ou refontes de processus, en traitant les opérations internes avec la même rigueur que les projets clients.
Connaissances et compétences- Expérience : 5+ ans d'expérience progressive en gestion des opérations, administration de systèmes ou gestion de projets techniques, avec une expérience éprouvée dans la supervision de personnel technique/analytique, idéalement au sein d'une agence de marketing numérique, média ou technologique (ou environnement compatible).
- Aisance technique et systémique : Connaissance de la gestion des outils info-nuagiques, des environnements de développement et des plateformes SaaS (p. ex. contrôle de version, bases de données, outils de gestion de projet, SIRH et outils d'automatisation des flux de travail).
- Logiciel de gestion de projets : Maîtriser ClickUp est essentiel.
- Sens financier et de la facturation : Compréhension des cycles de facturation en agence, du suivi du temps, de la portée des mandats clients et des processus de conciliation financière.
- Compétences en gestion de processus et en organisation : Fortes capacités d'analyse et de résolution de problèmes, avec une aptitude démontrée à documenter, auditer et améliorer les processus opérationnels.
- Gestion de projet pour les opérations : Solide expérience dans la gestion des échéanciers, des attentes des parties prenantes et la livraison réussie de projets internes à l'échelle de l'agence.
- Communication et collaboration : Excellentes compétences en communication orale et écrite pour interagir efficacement avec la direction, les responsables techniques et les équipes transversales.
- Bilinguisme : Maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit, pour soutenir les équipes bilingues de Bloom ainsi que sa clientèle nationale et internationale.
- Maîtrise de l'IA et de l'automatisation : Capacité démontrée à utiliser les outils d'IA pour automatiser les flux de travail, améliorer l'assurance qualité (QA) et optimiser les opérations de l'agence. Expérience dans le prototypage rapide ou le développement d'applications personnalisées via l'IA, un grand atout.
Pourquoi ce rôle?La croissance de Bloom repose sur une structure opérationnelle claire et sans friction. Dans ce rôle, vous façonnerez la manière dont notre agence fonctionne au quotidien, en offrant à nos équipes des outils fiables, des processus efficaces et la clarté structurelle nécessaire pour réaliser un travail d'excellence.
Chez Bloom, nous offronsAvantages
- La semaine de travail de 4,5 jours;
- Modèle de travail hybride, comprenant la flexibilité de travailler depuis chez vous, vous offrant ainsi un équilibre parfait entre vie professionnelle et personnelle, tout en favorisant la productivité;
- 3 semaines de vacances et de 5 jours flexibles;
- Agence fermée entre Noël et le Nouvel An;
- Assurance maladie et dentaire;
- Accès à la télémédecine;
- (PAE) Programme d'aide aux employes;
- Régime de participation différée aux bénéfices et régime d'épargne-retraite;
- Flexibilité pour travailler de n'importe où dans le monde pour une certaine période de temps (certains postes peuvent exiger que vous soyez présent au bureau, cet avantage est offert aux Bloomers permanents à temps plein qui remplissent les conditions minimales);
- Horaire de travail flexible;
- Activités de consolidation d'équipe virtuelles et en personne;
- Formation et certifications;
- Programme de reconnaissance : nous donnons et recevons des points par le biais de notre plateforme de reconnaissance par les pairs, où vous accumulez des points pour obtenir la récompense ou la carte-cadeau de votre choix;
- Remises d'entreprise sur les lunettes, les lunettes de soleil, les lentilles et autres.
À nos bureaux
- Bureaux à Montréal et à Toronto, facilement accessibles par les transports en commun;
- Réductions sur les transports en commun avec Opus & Cie;
- Collations santé, café et thé gratuits;
- Espace de travail collaboratif;
- Parking à vélo au bureau.
