Description du posteRelevant du chef de la direction financière (CFO), le.la Directeur des installations et de l'immobilier assure le bon fonctionnement, la qualité et l'évolution des espaces de Rodeo FX. Ce nouveau poste combine gestion d'équipe, présence sur le terrain, relations avec les bailleurs et réalisation de projets d'aménagement.
Responsable des trois sites montréalais, cette personne veille à offrir des lieux accueillants, fonctionnels, sécuritaires et bien entretenus. Elle anticipe les besoins, repère les améliorations à apporter et coordonne les interventions avec son équipe et les fournisseurs. Elle porte une attention particulière à la présentation des espaces, à leur utilisation et à la qualité du service offert aux équipes.
En collaboration avec la direction, elle transforme les idées et les besoins en propositions concrètes, puis en projets réalisés dans le respect des budgets, des échéanciers et des attentes. Elle accompagne également les autres studios à l'extérieur de Montréal dans leurs projets et enjeux propres, et contribue au suivi immobilier du groupe avec l'appui du chef de la direction financière.
Principales responsabilitésGestion des installations et qualité des lieux- Assurer le bon fonctionnement, l'entretien, la propreté, l'organisation,la présentation et la sécurité des trois sites montréalais.
- Effectuer des tournées régulières, repérer les problèmes et les améliorations possibles, puis assurer le suivi des interventions jusqu'à leur résolution.
- Organiser la maintenance préventive et les réparations avec l'équipe, les propriétaires et les fournisseurs concernés.
- Sélectionner et gérer les fournisseurs, préciser les attentes et vérifier la qualité des services.
- Coordonner les interventions lors d'incidents ou d'urgences et contribuer à la continuité des activités.
- Veiller au respect des exigences applicables aux installations, en collaboration avec les fonctions et les spécialistes concernés.
- Participer concrètement aux interventions et à la mise en place des espaces lorsque la situation le requiert.
Aménagement, projets et planification des espaces- Recueillir les besoins des équipes et proposer des solutions pour améliorer la fonctionnalité, l'utilisation et la qualité des espaces.
- Transformer les idées de la direction en options et en plans de réalisation précisant les coûts, les étapes et les échéanciers.
- Piloter les projets d'aménagement, de rénovation et de déménagement, du besoin initial à la livraison.
- Solliciter, comparer et challenger les soumissions; coordonner les entrepreneurs, designers, architectes et autres partenaires.
- Assurer le suivi des travaux, des budgets, des échéanciers, des permis et de la qualité des livrables.
- Collaborer avec les équipes de technologie et les départements concernés pour planifier les interventions et limiter les perturbations.
- Maintenir les plans d'étage, les allocations de places et les données d'occupation à jour, notamment dans OfficeSpace.
Leadership et organisation des opérations- Diriger et développer l' équipe responsable des installations et du soutien opérationnel à Montréal.
- Structurer le travail, clarifier les responsabilités et établir les priorités, les standards de service et les mécanismes de suivi.
- Adapter les ressources aux besoins quotidiens et aux projets.
- Collaborer avec les responsables de l'hospitalité et des services alimentaires pour coordonner les besoins communs.
- Favoriser une approche collaborative, réactive et orientée vers les solutions.
Communication et suivi budgétaire- Informer la direction de façon proactive de l'état des installations, des projets, des enjeux et des décisions requises.
- Produire un suivi hebdomadaire structuré présentant les priorités, les actions, les coûts et les échéanciers.
- Communiquer à l'avance les travaux, déménagements et changements d'espace, leurs impacts et leur calendrier.
- Maintenir une information fiable et accessible sur les espaces et les projets, notamment sur l'intranet.
- Préparer les budgets des installations et des projets avec le CFO et en assurer le suivi.
Soutien aux autres studios et suivi immobilier- Accompagner les responsables des autres studios dans leurs enjeux d'installations et leurs projets d'aménagement.
- Contribuer à établir des standards communs de qualité, d'entretien et de gestion des espaces.
- Maintenir une vue d'ensemble des besoins immobiliers, des échéances de baux et des engagements associés.
- Préparer les informations et les recommandations nécessaires aux décisions immobilières et soutenir les échanges avec les propriétaires, avec l'appui du CFO.
Qualifications- Expérience pertinente en gestion des installations, en opérations de bâtiments ou en gestion d'espaces de travail, incluant la supervision d'équipe.
- Réalisations démontrées en aménagement, en rénovation ou en déménagement, avec coordination de fournisseurs et d'entrepreneurs.
- Capacité à évaluer des soumissions, à suivre des budgets et à contrôler la qualité des travaux et des services.
- Compréhension pratique de l'entretien des bâtiments et capacité à reconnaître les situations nécessitant l'intervention d'un spécialiste.
- Autonomie, jugement et capacité à organiser les priorités dans un environnement où les besoins évoluent.
- Approche concrète et volonté de s'impliquer sur le terrain.
- Sens aigu de l'observation, souci du détail et intérêt pour le design et la fonctionnalité des espaces.
- Capacité à écouter, à collaborer avec diplomatie et à présenter les enjeux avec des faits, des options et des solutions.
- Bonne maîtrise des outils de suivi de projets, de budgets et de planification des espaces.
- Capacité à communiquer efficacement en français et en anglais pour collaborer avec les équipes, les fournisseurs et les studios du groupe.
Atouts
- Expérience dans un environnement créatif, technologique ou multisite.
- Expérience en hôtellerie ou dans un environnement exigeant des standards élevés de qualité des lieux et de service.
- Expérience en immobilier, suivi de baux et en relations avec des propriétaires.
- Connaissance d'OfficeSpace.
Informations complémentaires- Contrat permanent à temps plein
- 5 jours de congé payés pour maladie ou raisons personnelles
- 2 jours fériés supplémentaires pendant les vacances d'hiver
- Assurance collective, accès à Dialogue pour un soutien en ligne et à un Programme d'aide aux employés (PAE)
- REER avec contribution de l'employeur
- Rabais sur les transports en commun, plusieurs spas, cours de sport, centre d'art, cafés, meubles et plusieurs autres commerces locaux.
Videos To Watchhttps://www.youtube.com/watch?v=cxDREsFn58g
