Senior Event Specialist

Job Title/Titre d'emploi
Senior Event Specialist

Vacancy No / Numéro de poste vacant
VN10168

Company Name/Nom de l'entreprise
Compugen Inc

Work Location
Any location Canada

Pay Range / Rémunération
Base Compensation: $70000-$95000 Annually *range is not inclusive of variable compensation (if applicable). Total Cash Compensation: $70000-$95000 Annually (range is inclusive of variable compensation if applicable)

Pipeline Posting
No

Job Details/Détails du poste

Position Overview:

The Senior Marketing Event Specialist plays a lead role in planning, executing, and optimizing Compugen's events and trade shows portfolio. Reporting to the Manager, Marketing Events, this role provides advanced, hands on leadership across the full event lifecycle - from strategic planning, budgeting, vendor negotiation, and cross-functional alignment to onsite execution and post event analysis.

This individual manages complex, high-visibility events, mentors junior team members, drives process improvements, and serves as a trusted advisor to internal stakeholders. The Senior Specialist ensures all events reinforce Compugen's brand standards and deliver exceptional experiences for customers, prospects, and partners.

Key Responsibilities:

• Lead the planning, execution, and measurement of mid- to large-scale events, trade shows, conferences, and partner activations.
• Develop strategic event plans aligned with marketing and business goals, and effectively lead meetings, guiding audiences to achieve event objectives.
• Manage 10-12 complex events at various stages concurrently, maintaining organization, composure, and a solutions-focused approach.
• Build comprehensive project plans, detailed budgets, run sheets, and logistical frameworks for multi-track or multi-day programs.
• Oversee event registration, communications, A/V planning, venue coordination, catering, rooming lists, event technology, speaker and content management, and attendee experience.
• Work closely with sales + broader marketing team to align event content, branding, messaging, and digital support.
• Serve as the primary lead onsite, directing and communicating with staff, vendors, partners, and internal teams to ensure seamless execution.
• Makes independent decisions within approved budgets and event frameworks.
• Collaborate and contribute to the success of the event team through sharing expertise and proposing solutions through complex scenarios, process improvements, templates, playbooks, and operational workflows.
• Other duties as assigned

Skills & Qualifications:

• Minimum 5 years of experience in event coordination, training and/or marketing operations, or an equivalent combination of related education and experience
• Proficiency with MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook).
• Experience with marketing tools such as ClickUp, HubSpot, Microsoft Dynamics 365, event registration platforms, email marketing tools, and databases (asset).
• Ability to develop event budgets, track expenses, and forecast financial projections.
• Experience with site selection processes, vendor evaluation and contract negotiation
• Strong critical path and project management skills, including accurate task tracking and maintenance of records in project management tools.
• Exceptional administrative discipline with organized, traceable, and up to date files in shared repositories.
• Strong organizational and prioritization skills, with the ability to manage multiple deadlines and uphold processes, timelines and budgets, while delivering high quality execution under tight timelines.
• Excellent written and verbal communication skills for cross functional alignment, deliverable coordination, and consistent stakeholder engagement.
• Strong customer service skill and ability to work well with various constituencies including staff, as well as exhibitors and vendors
• A team first, collaborative approach that embraces feedback and continuous improvement.
• Ability to work in a hybrid environment (office, virtual, onsite event support).
• Strong drive for continuous improvement in event strategy, execution, and collaboration, with the ability to guide others toward higher performance.

What Compugen Offers You:

• Exciting, fast-paced challenging work environment
• A culture where authenticity and diversity are valued
• Professional development
• Participation in Women in Technology Network
• Opportunities to give back to our local communities
• Collaborative supportive team members
• Remote work/hybrid work options
• Work/life flexibility

À propos de Compugen
Compugen est le plus important partenaire technologique privé au Canada. Pour innover au sein des industries, transformer les entreprises, connecter les communautés et susciter des changements significatifs, nous devons voir plus grand, élargir nos horizons et faire preuve d'une plus grande audace. Grâce à nos connaissances, notre curiosité et notre esprit de collaboration, nous aidons les organisations à offrir des expériences conçues intentionnellement. C'est là toute l'essence d'une approche centrée sur l'humain et propulsée par la technologie.

Imaginer, concevoir et réaliser : pour nous, ce n'est pas qu'un simple slogan, c'est un véritable mode de vie. Si la technologie sert de vecteur, ce sont nos collaborateurs qui créent le lien humain, là où opère la véritable magie !

Notre culture
Nous cultivons un environnement axé sur l'humain, où votre bien-être est une priorité et où nous nous engageons à vous aider à atteindre votre plein potentiel. Nous ne cherchons pas seulement à atteindre nos propres objectifs; nous avons à cœur de vous accompagner dans la réalisation des vôtres.

Si vous faites preuve d'une curiosité insatiable, que vous avez à cœur d'avoir un impact réel et que la collaboration est au cœur de votre façon de travailler, alors vous avez votre place parmi nous.

Aperçu du poste :
Le spécialiste principal, événements marketing, joue un rôle de premier plan dans la planification, l'exécution et l'optimisation du portefeuille d'événements et de salons professionnels de Compugen. Sous la supervision du gestionnaire des événements marketing, ce poste implique un leadership opérationnel de haut niveau tout au long du cycle de vie des événements : de la planification stratégique, l'établissement du budget, la négociation avec les fournisseurs et la coordination interfonctionnelle, jusqu'à la réalisation sur place et l'analyse post-événement.

La personne titulaire de ce poste gère des événements complexes à forte visibilité, encadre les membres plus juniors de l'équipe, favorise l'amélioration des processus et agit à titre de conseiller de confiance auprès des parties prenantes internes. Le spécialiste principal veille à ce que chaque événement respecte les normes de la marque Compugen et offre une expérience exceptionnelle aux clients, aux prospects et aux partenaires.

Principales responsabilités :

• Diriger la planification, l'exécution et l'évaluation d'événements, de salons professionnels, de conférences et d'activations de partenaires, qu'ils soient de moyenne ou de grande envergure.
• Élaborer des plans stratégiques alignés sur les objectifs marketing et commerciaux, et animer efficacement des réunions afin de guider les parties prenantes vers l'atteinte des objectifs fixés.
• Gérer simultanément 10 à 12 événements complexes à différentes étapes de réalisation, tout en faisant preuve d'organisation, de sang-froid et d'une approche axée sur la recherche de solutions. Élaborer des plans de projet complets, des budgets détaillés, des déroulés opérationnels et des cadres logistiques pour des programmes comportant plusieurs volets ou s'étendant sur plusieurs jours.
• Superviser les inscriptions, la communication, la planification audiovisuelle, la coordination des lieux, la restauration, la gestion de l'hébergement, les technologies événementielles, la gestion des intervenants et des contenus, ainsi que l'expérience des participants.
• Collaborer étroitement avec les équipes de vente et de marketing pour assurer la cohérence du contenu, de l'image de marque, des messages et des supports numériques liés à l'événement.
• Agir en tant que responsable principal sur site, en dirigeant et en communiquant avec le personnel, les prestataires, les partenaires et les équipes internes pour garantir une exécution fluide.
• Prendre des décisions en toute autonomie, dans le respect des budgets approuvés et du cadre défini pour l'événement.
• Contribuer au succès de l'équipe événementielle en partageant son expertise et en proposant des solutions face à des situations complexes, en améliorant les processus, et en élaborant des modèles, des guides opérationnels et des flux de travail.
• Autres tâches confiées selon les besoins.

Compétences et qualifications :

• Au moins 5 ans d'expérience en coordination événementielle, formation et/ou opérations marketing, ou une combinaison équivalente de formation et d'expérience pertinente.
• Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook).
• Expérience des outils marketing tels que ClickUp, HubSpot, Microsoft Dynamics 365, des plateformes d'inscription, des outils d'e-mailing et des bases de données (un atout).
• Capacité à élaborer des budgets événementiels, à suivre les dépenses et à établir des prévisions financières.
• Expérience dans les processus de sélection de sites, l'évaluation des prestataires et la négociation de contrats.
• Solides compétences en gestion de projet et en planification (chemin critique), incluant le suivi rigoureux des tâches et la tenue à jour des dossiers dans des outils de gestion de projet.
• Rigueur administrative exemplaire, avec des fichiers organisés, traçables et tenus à jour dans des espaces de partage communs.
• Excellentes capacités d'organisation et de priorisation, permettant de gérer plusieurs échéances, de respecter les processus, les calendriers et les budgets, tout en garantissant une exécution de haute qualité dans des délais serrés.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale, favorisant la coordination interfonctionnelle, la gestion des livrables et une interaction constante avec les parties prenantes.
• Solides compétences en service client et capacité à collaborer efficacement avec divers interlocuteurs, notamment le personnel, les exposants et les prestataires.
• Approche collaborative axée sur le travail d'équipe, ouverte aux retours et à l'amélioration continue.
• Capacité à travailler dans un environnement hybride (bureau, télétravail, présence sur site lors des événements).
• Forte volonté d'améliorer continuellement la stratégie événementielle, l'exécution et la collaboration, avec la capacité d'accompagner les autres vers une meilleure performance.

Ce que Compugen vous propose :

• Un environnement de travail stimulant, dynamique et riche en défis
• Une culture qui valorise l'authenticité et la diversité
• Des possibilités de développement professionnel
• La participation au réseau " Women in Technology " (Femmes dans le secteur technologique)
• Des occasions de contribuer au bien-être de nos communautés locales
• Des collègues collaboratifs et solidaires
• Des options de travail à distance ou en mode hybride
• Une flexibilité entre vie professionnelle et vie personnelle