Executive Business Partner to the CEO / Partenaire d'affaires exécutif(ve) du CEO

*Version française à suivre
The Role

As we enter our next phase of growth, we are looking for an exceptional Executive Business Partner to the CEO to help increase the leverage, effectiveness, and impact of the CEO.

This is a unique role combining executive operations, strategic projects, executive communications, and internal operations.

In this role, you will take ownership of the operational workload surrounding the CEO while helping drive important company priorities, from executive communications and Board preparation to strategic initiatives, fundraising, growth planning, and senior-level recruiting.

You will need to be equally comfortable managing a complex calendar, preparing a Board presentation, coordinating an investor meeting, screening an executive candidate, or jumping into an ambiguous strategic problem.
1. CEO Operations & Leverage

• Own the CEO's calendar and proactively manage his time around the company's highest priorities.
• Manage travel, flights, accommodations, logistics, and meeting coordination.
• Coordinate Board, investor, customer, and strategic partner meetings.
• When needed, prepare the CEO for important meetings with agendas, briefing materials, talking points, and background information.
• Track decisions, commitments, and follow-ups to ensure nothing falls through the cracks.
• Identify opportunities to simplify the CEO's schedule and reduce unnecessary internal workload.

2. Executive Communications & Content

• Support preparation of the CEO's content for weekly ExCo / SLT meetings, including pre-submitted topics, management scorecard, and action items from previous meetings
• Support the preparation and coordination of the CEO's sections of Board of Directors materials.
• Support CEO content for company-wide town halls and management retreats.
• Prepare presentations, talking points, dashboards, and other executive materials.
• Help maintain a consistent and high-quality communication cadence for the CEO.

3. Strategic Initiatives

• Support CEO-led strategic initiatives, including fundraising, growth planning, and organizational planning.
• Jump into high-priority projects where there is no obvious owner.
• Help the CEO move faster by anticipating needs, identifying bottlenecks, and solving problems independently.
• Coordinate cross-functional teams and ensure actions, owners, and deadlines are clearly defined.
• Drive follow-through on important initiatives and ensure decisions translate into action.

4. Executive Recruiting

• Partner with the CEO on recruiting for key leadership and strategically important roles.
• Help scope roles, define candidate profiles, and develop compelling job descriptions.
• Manage candidate pipelines and conduct initial candidate screening.
• Prepare interview briefs and coordinate executive interview processes.
• Support references, offer development, and candidate closing.

5. Executive Client Presence & Founder led-sales

• Help the CEO spend more time with customers, strategic partners, and other high-value external stakeholders.
• Proactively identify 4-6 high-value customer calls per week for the CEO to join, including project discovery calls led by high-performing AEs.
• Prepare concise briefing notes for CEO customer interactions, covering the customer, opportunity, key senior stakeholders to engage, challenges, and desired outcomes.
• Build and coordinate quarterly customer visit trips, including at least one trip per key region, maximizing strategic customer interactions.
• Drive follow-up from CEO customer engagements, ensuring insights, commitments, and opportunities are captured and shared with the right teams.

What You Bring to the Table

We're looking for someone with an unusual combination of high agency, low ego, strong judgment, and exceptional execution.

• Exceptionally high work ethic and a strong sense of ownership.
• Highly organized, detail-oriented, and extremely reliable.
• Comfortable operating at a fast pace with changing priorities.
• Excellent written and verbal communication skills.
• Strong judgment about what requires the CEO's attention and what can be handled independently.
• Comfortable with ambiguity, confidentiality, and working with senior executives, investors, customers, and candidates.

What We Offer

• Career pathing: Real opportunities to grow through personalized development plans, bi-annual employee reviews, and mentorship program
• Professional development: Continuous training in performance management, inclusive leadership, leadership operating model, team building, and giving/receiving feedback
• Gender diversity & inclusion: Pay equity reviews, inclusive policies, and a Women's Employee Resource Group offering networking, mentorship, and quarterly learning sessions.
• Hybrid work: Enjoy flexibility with our hybrid model, allowing you to work from home on select days.
• Community engagement: Two paid volunteering days per year to give back to causes you care about.
• Team events: All year round employee events including annual kick-off, employee summit, quarterly happy hours, and department events.
• Comprehensive benefits: A complete group benefits plan for you and your family that start day one.
• Top-up and benefits for new parents: Additional financial support and resources to support employees during their transition to parenthood.

What to Expect in Your Interview

1. Initial Call
2. Meet the Team
3. Case or take-home interview
4. Decision & Offer

We're committed to making every step of the process inclusive and accessible. If you require accommodations at any stage, please let us know, we'll ensure you have what you need to succeed.
Description de l'entreprise

Basée à Montréal, Detroit et Munich, Vention aide les fabricants à automatiser leurs opérations en un temps record grâce à la seule plateforme matérielle et logicielle alimentée par l'IA conçue pour l'usine. Notre technologie alimente plus de 25 000 machines dans 4 000 usines réparties sur 5 continents, et nous avons le privilège de collaborer avec une grande proportion des fabricants du Fortune 500, allant de la construction de fusées à l'automobile électrique, en passant par la robotique.

Chez Vention, vous travaillerez aux côtés de personnes passionnées et talentueuses qui ont à cœur leur métier et l'impact qu'elles créent. Nous formons une équipe de personnes ambitieuses qui évoluent grâce à un travail porteur de sens, en relevant des défis complexes, en apprenant rapidement et en constatant chaque jour les résultats de leurs efforts.

Nous avançons vite et visons haut, mais nous le faisons ensemble, avec soin, collaboration et respect. Notre culture valorise la diversité des perspectives et soutient votre développement grâce à un encadrement intentionnel, un leadership fort et des occasions concrètes de faire une réelle différence.
Le rôle

Dans le cadre de notre prochaine phase de croissance, nous sommes à la recherche d'un(e) partenaire d'affaires exécutif(ve) du CEO exceptionnel(le) afin d'accroître l'efficacité, l'impact et la capacité d'exécution de notre chef de la direction.

Il s'agit d'un rôle unique qui combine les opérations exécutives, les projets stratégiques, les communications de direction et les opérations internes.

Vous serez responsable de gérer les priorités opérationnelles entourant le CEO tout en contribuant à des initiatives clés de l'entreprise : communications exécutives, préparation des réunions du conseil d'administration, projets stratégiques, levées de fonds, planification de la croissance et recrutement de hauts dirigeants.

Vous devrez être aussi à l'aise de gérer un calendrier complexe que de préparer une présentation pour le conseil, coordonner une rencontre avec des investisseurs, présélectionner un candidat exécutif ou résoudre un enjeu stratégique où tout reste à définir.
1. Opérations exécutives & soutien au CEO

• Gérer le calendrier du CEO et optimiser proactivement son temps en fonction des priorités les plus importantes de l'entreprise.
• Organiser les déplacements, vols, hébergements, la logistique et la coordination des rencontres.
• Coordonner les réunions avec le conseil d'administration, les investisseurs, les clients et les partenaires stratégiques.
• Préparer le CEO pour les rencontres importantes en élaborant les ordres du jour, documents d'information, notes de breffage et points de discussion.
• Assurer le suivi des décisions, engagements et actions afin que rien ne soit oublié.
• Identifier des occasions de simplifier l'horaire du CEO et de réduire la charge opérationnelle interne.

2. Communications exécutives & contenu

• Soutenir la préparation du contenu du CEO pour les rencontres hebdomadaires de l'ExCo et de l'équipe de direction (SLT), incluant les sujets soumis, le tableau de bord de gestion et le suivi des actions.
• Participer à la préparation et à la coordination des sections du CEO pour les documents destinés au conseil d'administration.
• Contribuer au contenu des assemblées générales (Town Halls) et des retraites de gestion.
• Préparer des présentations, points de discussion, tableaux de bord et autres documents exécutifs.
• Maintenir une cadence de communication cohérente, professionnelle et de grande qualité pour le CEO.

3. Initiatives stratégiques

• Soutenir les initiatives stratégiques dirigées par le CEO, notamment les levées de fonds, la planification de la croissance et la planification organisationnelle.
• Prendre en charge des projets prioritaires qui n'ont pas de propriétaire clairement identifié.
• Aider le CEO à avancer plus rapidement en anticipant les besoins, en éliminant les obstacles et en résolvant les problèmes de façon autonome.
• Coordonner les équipes multidisciplinaires et assurer une définition claire des actions, des responsables et des échéanciers.
• Veiller à l'exécution des initiatives importantes afin que les décisions se traduisent en résultats concrets.

4. Recrutement exécutif

• Collaborer avec le CEO pour recruter des leaders et des talents stratégiques.
• Définir les rôles, les profils recherchés et rédiger des descriptions de poste convaincantes.
• Gérer les pipelines de candidats et réaliser les premières entrevues de présélection.
• Préparer les dossiers d'entrevue et coordonner les processus de recrutement exécutif.
• Soutenir les vérifications de références, l'élaboration des offres et la conclusion des embauches.

5. Présence client exécutive & ventes dirigées par le fondateur

• Permettre au CEO de consacrer davantage de temps aux clients, partenaires stratégiques et autres parties prenantes à forte valeur.
• Identifier de façon proactive 4 à 6 appels clients stratégiques par semaine auxquels le CEO devrait participer, notamment les appels de découverte menés par les meilleurs représentants des ventes.
• Préparer des notes de breffage concises avant chaque rencontre client : contexte du client, opportunité, principaux décideurs, enjeux et objectifs visés.
• Organiser les tournées trimestrielles de visites clients, avec au moins un déplacement par région clé afin de maximiser les interactions stratégiques.
• Assurer le suivi des rencontres du CEO avec les clients en documentant les apprentissages, engagements et occasions, puis en les partageant avec les équipes concernées.

Ce que vous apportez

Nous recherchons une personne qui combine un fort sens de l'initiative, beaucoup d'humilité, un excellent jugement et une capacité d'exécution hors pair.

• Éthique de travail exceptionnelle et fort sentiment d'appartenance.
• Très grande rigueur, sens de l'organisation et fiabilité exemplaire.
• Capacité à évoluer dans un environnement rapide où les priorités changent constamment.
• Excellentes habiletés de communication, autant à l'écrit qu'à l'oral.
• Excellent jugement pour distinguer ce qui requiert l'attention du CEO de ce qui peut être géré de façon autonome.
• À l'aise avec l'ambiguïté, la confidentialité et les interactions avec des dirigeants, investisseurs, clients et candidats de haut niveau.

Ce que nous offrons:

• Cheminement de carrière : De réelles possibilités d'évolution grâce à des plans de développement personnalisés, des évaluations biannuelles et un programme de mentorat.
• Développement professionnel : Formations continues sur la