Coordonnatrice/Coordonnateur des opérations du département (Ottawa (centre-ville), ON, CA)

Coordonnatrice/Coordonnateur des opérations du département

À propos du poste
Sous la supervision de la directrice générale déléguée ou du directeur général délégué, Services généraux (SEG), vous jouerez un rôle clé de soutien auprès de cette personne et de la directrice générale ou du directeur général, et contribuerez à la coordination des activités du département et à la préparation de sa participation aux travaux de l'Équipe de direction élargie. Le poste combine le soutien à la direction, la coordination des activités du département et le soutien aux opérations. Vous veillerez ainsi à ce que les activités quotidiennes, la logistique liée à la gouvernance et les processus administratifs permettent aux leaders des SEG et au département de fonctionner efficacement.

En étroite collaboration avec la directrice générale ou le directeur général, la directrice générale déléguée ou le directeur général délégué, la chargée ou le chargé de l'efficacité organisationnelle et l'Équipe de direction élargie, vous jouerez un rôle essentiel dans la coordination efficace des activités, la réalisation des livrables de gouvernance, les communications et les pratiques régulières de gestion à l'échelle des SEG.

Vous aiderez également la directrice générale ou le directeur général à s'acquitter des responsabilités de la ou du chef de la sécurité de la Banque, notamment en coordonnant la participation de la Banque aux réseaux de sécurité nationaux et internationaux ainsi que les séances d'information, la correspondance, les ententes, les engagements et le suivi connexes. Ce rôle exige un sens exceptionnel de l'organisation, un bon jugement, un grand souci du détail et une approche axée sur le service afin de répondre aux besoins opérationnels du département et de soutenir la mise en œuvre de ses priorités stratégiques.

Ce que vous ferez
Coordination de la direction et de la gouvernance

• gérer les calendriers de la directrice générale ou du directeur général et de la directrice générale déléguée ou du directeur général délégué ainsi que leurs engagements liés à leurs fonctions de direction, et coordonner les priorités, les échéanciers et la documentation pour veiller à ce que ces personnes soient bien préparées à leurs activités internes et externes
• coordonner la préparation des documents d'information, des exposés, de la correspondance et des livrables de gouvernance destinés aux réunions du Conseil de direction institutionnelle, de l'Équipe de direction élargie, du Conseil d'administration et des comités, en assurer le suivi et veiller à ce qu'ils soient complets et prêts à temps, conformément aux priorités du département et aux orientations relatives au contenu
• assurer la liaison avec les Services à la Haute Direction et Services juridiques (HDJ), les partenaires internes, les parties prenantes externes et les secteurs d'activité des SEG pour veiller à ce que les documents soient exacts et transmis en temps voulu et assurer un suivi efficace des exigences liées aux fonctions de direction et à la gouvernance
• prévoir les besoins opérationnels et logistiques des bureaux de la directrice générale ou du directeur général et de la directrice générale déléguée ou du directeur général délégué, gérer les demandes reçues, coordonner les contributions et cerner les questions à porter à l'attention des leaders ou à soumettre aux échelons supérieurs

Activités opérationnelles et logistique du département

• superviser et améliorer continuellement les processus administratifs et de coordination du département afin d'assurer l'efficacité des activités de soutien des SEG
• collaborer avec les ressources de soutien opérationnel des SEG pour assurer l'uniformité, la qualité et le bon fonctionnement des bureaux de direction du département
• collaborer avec la chargée ou le chargé de l'efficacité organisationnelle et d'autres partenaires pour gérer la logistique et la documentation des principales réunions et activités du département et de celles liées à l'Équipe de direction élargie, notamment la planification, la préparation des documents, la consignation des décisions et le suivi
• diriger des initiatives du département ou y participer, notamment en matière d'optimisation des processus, de gestion des documents et des dossiers et d'innovation administrative, y compris pour l'adoption de nouveaux outils et de nouvelles pratiques
• tenir à jour et gérer les autorisations d'accès à SharePoint et les systèmes de classement des SEG, en veillant à ce que l'accès, le traitement de l'information et la gestion des dossiers soient conformes aux normes de la Banque, aux exigences de confidentialité et aux besoins départementaux
• appuyer les processus d'accueil et de départ du personnel ainsi que d'autres processus opérationnels et de ressources humaines du département, en cernant les occasions d'amélioration et en signalant les problèmes à la direction au besoin
• tenir à jour des systèmes de suivi pour les livrables de gouvernance, les décisions des leaders, les engagements et les mesures à prendre afin d'assurer la visibilité de ces éléments, la reddition de comptes et le suivi, ainsi que le respect des délais, conformément aux priorités du département

Collaboration, communication et mobilisation

• servir d'intermédiaire entre les SEG et d'autres départements pour clarifier les exigences, coordonner les contributions, harmoniser les livrables et favoriser le respect des normes de gouvernance et des processus de la Banque
• établir et entretenir des relations de travail solides au sein des SEG, à l'échelle de la Banque et avec les partenaires externes en matière de sécurité pour favoriser une collaboration efficace, des réponses rapides et une circulation efficace de l'information
• appuyer les initiatives des SEG en matière de milieu de travail, de mobilisation du personnel et de communication départementale, notamment la reconnaissance du personnel, le mieux-être, les assemblées du personnel et les activités sociales
• organiser les déplacements de la directrice générale ou du directeur général et de la directrice générale déléguée ou du directeur général délégué et préparer leurs demandes de remboursement de frais conformément aux politiques de la Banque

Ce qu'il vous faut pour réussir

• capacité démontrée à gérer des flux de travaux complexes, des priorités concurrentes et des échéances serrées tout en se souciant de la qualité et du détail
• excellentes aptitudes pour l'analyse, la planification et la résolution de problèmes; capacité à synthétiser l'information, à cerner les principaux enjeux et à recommander des solutions efficaces
• solides compétences en gestion des relations et en communication, et capacité démontrée à collaborer efficacement avec plusieurs équipes et à tous les échelons de l'organisation
• grand sens de l'initiative, professionnalisme et discrétion, particulièrement dans le traitement de renseignements de nature délicate ou confidentielle
• grand sens de l'organisation et de l'anticipation permettant de prévoir les besoins opérationnels et d'y répondre de façon proactive
• attitude positive et dynamique, et confiance et souplesse nécessaires pour assumer des responsabilités, s'adapter au changement et évoluer dans un environnement rapide et en constante évolution
• maturité, tact et sang-froid dans les situations exigeantes, et capacité à représenter les bureaux de la directrice générale ou du directeur général et de la directrice générale déléguée ou du directeur général délégué avec professionnalisme et crédibilité
• excellente connaissance de Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams), de SharePoint et des outils d'intelligence artificielle
• état d'esprit axé sur l'amélioration continue et désir d'apprendre, d'optimiser les processus existants et de contribuer à une culture d'excellence et de collaboration

Atouts

• expérience de soutien à des cadres supérieurs (directeur général ou directrice générale, chef de la sécurité ou autre cadre de niveau équivalent) dans un environnement complexe et dynamique
• expérience dans les domaines des services généraux, de la sécurité ou de la gouvernance, au sein de l'administration publique ou d'une autre organisation au fonctionnement complexe
• expérience de la direction ou du soutien d'initiatives visant à améliorer les processus et à favoriser l'innovation administrative

Vos études et votre expérience
Ce poste exige un diplôme d'études postsecondaires en administration des affaires, en communications ou dans une discipline connexe, et au moins cinq années d'expérience professionnelle en soutien à la coordination d'une direction ou d'un département, dans des postes aux responsabilités croissantes. Une combinaison équivalente de formation et d'expérience pourra être prise en compte.

Esprit innovant

Nous accordons une grande importance aux candidats qui font preuve d'adaptabilité, de curiosité et d'une volonté d'apprendre de nouvelles technologies, y compris l'intelligence artificielle et les outils numériques. Nous recherchons des personnes capables d'analyser des données de manière critique, de remettre en question les processus existants et de trouver des moyens de simplifier notre travail tout en adoptant le changement et de nouvelles façons de faire.

Exigence linguistique
À la Banque, le milieu de travail est propice à l'utilisation des deux langues officielles du Canada, à savoir l'anglais et le français. Ce poste exige la compétence linguistique de niveau 5 (connaissance pleinement fonctionnelle). À défaut de personnes qualifiées répondant aux exigences linguistiques du poste, celles qui n'y répondent pas pourraient être prises en considération. La personne retenue pourrait recevoir de la formation pour atteindre le niveau exigé. Les personnes bilingues et unilingues sont encouragées à postuler.

Ce que vous devez savoir

• La priorité est donnée aux citoyens canadiens et aux résidents permanents.
• Niveau de sécurité requis: Être éligible à l'obtention du niveau fiabilité
• Une aide à la réinstallation pourrait être offerte au besoin.
• Veuillez sauvegarder une copie de l'affiche. Une fois la date de clôture est passée, elle ne sera plus disponible.

Modèle de travail hybride

La Banque propose des modalités de travail qui offrent une certaine souplesse aux employés, permettent la formation d'équipes performantes et favorisent une excellente culture de travail. Dans le cadre du modèle de travail hybride de la Banque, la plupart des employés peuvent faire du télétravail à domicile une partie du mois, et doivent travailler en présentiel au bureau de la Banque où ils sont affectés au moins 12 jours par mois pour aider à créer des liens entre collègues. Vous devrez vivre à une distance raisonnable du bureau.

Ce que vous pouvez attendre de la Banque
Saisissez cette occasion unique de faire partie d'une équipe très performante au sein d'une grande organisation. La Banque offre un programme de rémunération et d'avantages sociaux concurrentiel conçu pour répondre à vos besoins à chaque étape de votre vie et de votre carrière. Pour en savoir plus sur les principaux avantages sociaux, veuillez consulter Tout ce qui s'offre à vous.

• Le salaire se situe généralement entre 74 981$ et 88 213$, (niveau de poste 14) selon les compétences et l'expérience du candidat retenu.
• La Banque offre une prime pour les personnes qui répondent aux attentes avec succès de 5 à 7% du salaire de base individuel. La Banque offre une rémunération au rendement supplémentaire (3%) aux employés qui dépassent les attentes. Les employés qui fournissent un rendement exceptionnel dépassant largement les attentes peuvent être admissibles à une rémunération au rendement plus élevée.
• Un programme complet d'avantages sociaux flexibles vous permet de choisir le niveau de protection qui correspond à vos besoins en matière de soins de santé, de soins dentaires, d'assurance invalidité, d'assurance vie et d'assurance accident.
• Vous pouvez également acheter des jours de congé supplémentaires (maximum de cinq par année) qui s'ajoutent à vos congés annuels de base.
• Vous bénéficiez d'un régime de retraite à prestations déterminées indexées.