Afin de simplifier votre mise en candidature, il n'est pas nécessaire de remplir toutes les sections du formulaire (expérience professionnelle, scolarité, aptitudes, comportements, motivations, licences et certifications, liens).
Joignez simplement votre CV et, au besoin, tout autre document que vous jugez pertinent (lettre de présentation, portfolio, diplôme, etc.).

Si vous éprouvez des difficultés lors de la mise en candidature, nous vous invitons à transmettre votre dossier par courriel à l'adresse suivante : [email protected]. Veuillez préciser le titre de l'emploi pour lequel vous postulez.

Nous sommes à la recherche d'un(e) adjoint(e) exécutif(ve) pour travailler en étroite collaboration avec la Présidente-directrice générale (PDG) dans la réalisation de sa mission. Dans ce rôle, vous assurerez un soutien administratif de haut niveau, contribuerez activement à la coordination des activités exécutives et veillerez à la fluidité des communications internes et externes. La personne recherchée se distingue par sa proactivité, sa débrouillardise et son autonomie, ainsi que par sa capacité à trouver des solutions efficaces et à gérer les priorités avec rigueur. Vous agirez avec un haut degré de discrétion, de jugement et de professionnalisme et jouerez un rôle clé dans la coordination des activités de la présidence-direction générale, en assurant un suivi constant et efficace des dossiers et des actions à mener.

Pour en apprendre plus sur la vision de notre PDG Joëlle Brodeur, c'est ici: Rencontre avec Joëlle Brodeur, une PDG tournée vers l'avenir - Parc olympique .

VOTRE AIRE DE JEU

Gestion de l'agenda, des communications et des priorités exécutives

• En tant que point de contact central de la Présidence-direction générale (PDG) et de la direction générale, agir comme interface stratégique, maintenir des relations professionnelles et faire preuve de jugement pour protéger le temps et l'énergie de la PDG;
• Planifier, organiser et optimiser l'agenda de la PDG en fonction des priorités stratégiques;
• Traiter, filtrer et prioriser la boîte courriels et autres communications;
• Rédiger, réviser ou préparer des réponses, lettres officielles, courriels, notes et résumés exécutifs à partir d'indications sommaires;
• Assurer la fluidité de la communication entre la PDG, la direction générale et les parties prenantes internes (cadres, employés) et externes (ministères, partenaires, médias, etc.);
• Mettre en place une structure de gestion documentaire optimale pour assurer la fluidité, la documentation et la confidentialité des affaires courantes de la direction générale.

Coordination administrative et logistique

• Organiser les réunions internes et externes, les déplacements, événements, invitations et protocoles (en lien avec des partenaires d'affaires, des acteurs gouvernementaux, etc.);
• Contribuer aux activités de planification et de reddition du budget de la direction générale;
• Assurer la conformité administrative, le respect des politiques publiques et la confidentialité, produire et traiter les dépenses de fonctionnement;
• Soutenir la coordination de la direction générale avec les autres directions, les instances gouvernementales et parties prenantes externes.

Gestion de dossiers et soutien à la prise de décision

• Centraliser et analyser l'information clé pour faciliter la prise de décision;
• Rédiger, compiler, organiser et transmettre les documents pertinents pour la PDG et les rencontres exécutives (notes de briefing, résumés exécutifs, ordres du jour, rapports, présentations);
• Assurer un suivi rigoureux des décisions, échéances et livrables issus des rencontres exécutives;
• Contribuer à la planification et la mise en œuvre des orientations et des projets spéciaux de la direction générale;
• Mettre en place des procédures et optimiser les processus;
• Gérer un ensemble de dossiers diversifiés;
• Représenter le Parc olympique auprès de certains organismes communautaires et commerciaux du milieu ainsi qu'à diverses réunions de projets;
• Contribuer à la mission du Parc olympique en accomplissant, au besoin, toute autre responsabilité confiée ou requise par ses fonctions.

VOS QUALIFICATIONS, EXIGENCES, CONDITIONS PARTICULIÈRES ET APTITUDES REQUISES

• Détenir un diplôme universitaire de premier cycle en administration, en gestion, ou dans une discipline connexe;
• Détenir 7 ans d'expérience pertinente reliée aux attributions de l'emploi (au minimum 3 ans en accompagnement d'un cadre supérieur);
• Excellente maîtrise de la langue française tant à l'écrit qu'à l'oral;
• Maîtrise de la langue anglaise (un atout);
• Maîtrise des outils bureautiques, y compris Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneDrive, etc.), IA (un atout);
• Engagement, discrétion et sens politique;
• Sens de l'organisation et gestion rigoureuse des priorités;
• Capacité à travailler sous pression de manière transversale, en maintenant un haut niveau de performance et de qualité;
• Polyvalence, autonomie et adaptabilité dans un environnement dynamique tout en gérant un volume important de dossiers diversifiés;
• Forte capacité d'optimisation et d'élaboration de procédures;
• Fort relationnel, communication efficace pour coordonner les relations internes et externes.

VOTRE POSITION

Titre d'emploi :

Adjoint exécutif

Fonction :

Adjoint exécutif - Présidence-direction générale

Échelle salariale :

Classe 10 - 32,12 $ à 58,93 $ de l'heure (58 458 $ à 107 252 $ par année) selon l'expérience (15 échelons)

Horaire :

35 heures par semaine

Statut :

Régulier

Catégorie :

Professionnels non syndiqués

Unité administrative :

Présidence-direction générale

LES AVANTAGES

Horaire de travail :

Horaires flexibles et possibilité de télétravail.

Vacances annuelles :

4 semaines par année. Pour la première année, les vacances s'accumulent à raison de 1 2/3 jour ouvrable de vacances payées par mois complet de service continu. Possibilité de financer de 1 à 2 semaines de vacances additionnelles.

Congés fériés :

13 jours fériés et chômés, dont 6 utilisés durant le temps des fêtes.

Congé mobile :

Une journée par année.

Congés maladie :

Crédit de 5,25 heures par mois travaillé jusqu'à un maximum de 63 heures (9 jours) pour la période allant du 1er avril au 31 mars.

Régime d'assurances collectives :

Comprend une assurance vie, une assurance salaire, les soins de santé et les soins dentaires, le tout conformément au contrat en vigueur. La couverture peut être individuelle ou familiale. Comprend aussi un Programme d'aide aux employés et leur famille.

Régime de retraite :

Dès l'entrée en fonction, Régime de retraite du personnel employé du gouvernement et des organismes publics (RREGOP).

Autres avantages et avantages écoresponsables *:

Centre sportif gratuit pour l'employé(e) et sa famille immédiate;

Stationnement avec tarif préférentiel ou compensation monétaire de 365 $ par année pour l'employé se déplaçant à pied ou à vélo;

Abonnement saisonnier à BIXI;

Remboursement à 100 % pour les programmes OPUS (STM et ARTM).

*Certaines conditions s'appliquent.

Nous remercions toutes les personnes de leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu'avec celles retenues.

Les personnes handicapées qui le désirent peuvent être assistées pour le processus de présélection ou de sélection.