Le poste et le département en un coup d'ceil

Organiser, contrôler, coordonner, optimiser et standardiser les activités du Fund Administration dans les meilleures conditions de coût, de qualité, de délais et de fiabilité ainsi que dans le respect du dispositif de contrôle interne du Groupe

Développer ses collaborateurs directs et dans son périmètre de responsabilité afin d'assurer de bonnes conditions de production ainsi qu'une activité pérenne dans le temps.

Accompagner et gérer les transformations du département dans le cadre de la stratégie Global et Local

Objectif du département

L'Administration de Fond au Montreal assure la livraison des services financiers tel que délégués contractuellement par les clients de la Banque. Les services en question couvrent les différents domaines du: Calcul & Control de la valeur Net d'Inventaire, Calcul, control et paiement des factures, Reporting Financier vers les clients, Auditeurs & Régulateur, control d'Investment Compliance.

Dans le détail

Le chef du département FA du Canada est responsable des activités suivantes :

Management des équipes

• Recruter, former, développer et évaluer les collaborateurs des équipes Fund Administration au 2S Canada, Montreal
• Définir, en collaboration avec le Responsable du Centre d'Excellence, les chefs de département (directeurs de groupe) et les responsables d'équipes, les compétences requises pour chaque poste existant.
• S'assurer que les collaborateurs occupant ces postes sont au bon niveau de compétences et si ce n'est pas le cas, qu'un plan de formation adéquat a été défini et est mis en ceuvre pour les faire monter en compétences sur leur poste
• Valider les recrutements effectués au niveau du FA (collaborateurs internes comme consultants externes)
• Lors de recrutement de nouveaux collaborateurs, réaliser une évaluation au fil de l'eau du collaborateur et une évaluation à la fin de la période d'essai permettant de valider ou d'invalider le recrutement définitif du collaborateur
• Réaliser des feedbacks réguliers avec ses collaborateurs directs, notamment sur leurs comportements managériaux et sur la réalisation de leurs objectifs
• Se tenir en permanence à l'écoute des collaborateurs et attirer ponctuellement l'attention sur la nécessité de suivre ou faire suivre le code de conduite BNP Paribas, le règlement intérieur de BP2S et les procédures du FA Luxembourg (permanence téléphonique, respect des horaires, etc.) Autres régions au cas où l'équipe FA de Montréal assumerait le rôle de production.
• Conduire les entretiens d'évaluation de ses N-1, fixer et suivre leurs objectifs, identifier les besoins en formation et en assurer le suivi
• Anticiper les mobilités et le développement de carrière des collaborateurs du FA

Être garant du respect du budget:

• Prendre la responsabilité du processus budgétaire de son périmètre de responsabilité. Définir et justifier les hypothèses budgétaires
• Suivre les budgets et anticiper tout dépassement budgétaire, jouer un rôle d'alerte auprès du responsable IFSO Operations
• Veiller à l'uniformisation des procédures et des processus suivis au sein des différentes équipes
• Contrôler la diffusion des bonnes pratiques et à l'uniformisation des manières de faire entre les différentes équipes et entre les différents collaborateurs au sein d'une équipe

Pilotage et contrôle de la production

• Structurer l'organisation du Fund Administration.
• Définir les différentes équipes et leurs rôles, responsabilités et périmètres
• Gérer l'accompagnement et les moyens supplémentaires nécessaires au bon fonctionnement de la production en intraday comme en quotidien, hebdomadaire et sur six mois glissants ainsi que des fonctions support du Fund Administration
• Garantir le pilotage de l'activité en anticipant les besoins et en planifiant les ressources
• Anticiper et gérer l'adéquation des ressources et des compétences au regard de la charge et du contenu des travaux attendus et effectuer les arbitrages nécessaires entre les différentes équipes comptables le cas échéant. Cette gestion se fait en intraday, en quotidien, en hebdomadaire et sur six mois glissants en ce qui concerne le planning des congés et absences
• Anticiper et gérer les congés et l'absentéisme de ses collaborateurs
• Garantir un bon niveau d'efficacité et de productivité grâce à l'utilisation des outils de pilotage mis à la disposition du FA Luxembourg
• Accueillir positivement et promouvoir les méthodologies et outils visant à améliorer l'efficacité des équipes
• Garantir le respect des processus et des procédures et la gestion des incidents ainsi que la mise en ceuvre d'actions correctives suite à ces incidents

• Valider / Diffuser / S'assurer du respect des procédures
• Suivre les incidents de production
• Revoir et valider les déclarations d'incidents
• Gestion des suivis des recommandations (Risque 360 / Aurora)
• Définir en collaboration avec le Responsable d'Equipe le plan d'action (cas birdie...)

• Escalader et redescendre en cas de besoin/problème
• S'assurer de la production et du suivi des KPI
• Être garant du bon fonctionnement du dispositif de contrôle interne BP2S:

• S'assurer que les collaborateurs réalisent les contrôles de premier niveau dont ils sont responsables
• S'assurer que ces contrôles sont suffisants et documentés
• S'assurer que les points relevés par l'équipe Contrôle et OPC sont adressés et font l'objet d'un plan d'action

• Appliquer les procédures de FA et veiller à ce qu'elles soient à jour, faciles à lire et effectivement mises en ceuvre.

Qualité de la production et relations clients

• Être garant d'un bon niveau de satisfaction client
• Être garant de la qualité des NAVs produites et du respect des délais de production en accord avec les contrats signés par les clients et en respect des opérations mémos (le cas échéant):

• S'assurer de la mise à jour régulière des opés mémos pour les clients qui en ont
• S'assurer que les services rendus aux clients respectent le détail des opé mémos et uniquement ce qui est dans l'opé-mémo ou du SLA si pas d'opé-mémo
• S'assurer que les équipes ne réalisent pas de prestations non vendues aux clients
• Escalader au Client Development toute demande de prestation complémentaire du client

• Gérer le flux entrant de nouveaux clients ou de nouveaux fonds
• S'assurer qu'un responsable d'équipe, adjoint, superviseur ou un CAM est bien désigné pour participer aux services reviews ou aux communautés clients et assurer le back-up si nécessaire.
• Évaluer le degré de satisfaction des clients et identifier les points critiques
• Escalader au management toute source d'insatisfaction client

Relations fournisseurs

• Garantir un suivi qualité adéquate des travaux réalisés sur les sites de Montréal.
• Pilotant que la qualité des travaux de pré-NAV des CoE est satisfaisante pour et que le dispositif d'Oversight est adéquat.
• Escaladant les problèmes de qualité au management des CoE, et au la responsable de IFSO Opérations.
• Faire remonter tout problème de qualité ou toute difficulté rencontrée avec les équipes du hub de Chennai (Pricing, IT) au Centre d'excellence de Montréal et à la direction d'IFSO.

Communication interne

• Garantir une communication interne adéquate pour le Fund Administration
• Assurer la transmission d'informations relatives à l'activité et au contexte de fonctionnement auprès de ses N-1
• Faire remonter les informations relatives aux imprévus ou problèmes survenant dans le déroulement de l'activité aux interlocuteurs adéquats
• Organiser des points d'équipe avec ses N-1
• Participer aux réunions/comités divers avec les autres équipes ou départements ou désigner une personne au sein de l'équipe en délégation le cas échéant En cas de délégation, s'assurer d'avoir le Compte-rendu de réunion.

Supervision du personnel/structure organisationnelle :

• Le responsable FA rend compte localement au responsable du CoE
• Le responsable FA rend compte fonctionnellement au responsable mondial du FA

Conditions de travail: Ce poste prévoit des conditions de travail standard dans un bureau et un horaire de travail spécifique du lundi au vendredi. Disposé(e) à travailler de 11h30 à 19h30 EST en semaine, selon le calendrier luxembourgeois (jours fériés canadiens) à l'exception de Noël et du jour de l'An.

Les atouts et compétences qui vous feront réussir

• Operations bancaires et financières
• Comptabilité et finance
• Expertise en Multifonds

Éducation :

• Diplômé(e) d'un BAC +5 (école de commerce, école d'ingénieur, université) avec une spécialisation en économie, finance, management

Années d'expérience:

• 8-10 ans d'experience

Langues :

• Anglais (Courant)
• Français souhaitable mais pas obligatoire

Compétences techniques :

• Expérience en management (équipes de taille moyenne à grande)
• Connaissances générales en banque
• Connaissances fonctionnelles et techniques des applications utilisées au sein de BNP Paribas
• Connaissance des normes et standards du groupe BNP Paribas
• Gestion du risque opérationnel via des contrôles permanents et des actions d'atténuation
• Méthodologie de travail agile

Compétences transversales :

• Esprit orienté client
• Excellentes compétences en communication
• Esprit collaboratif et inclusif
• Esprit de cohésion d'équipe
• Expérience dans la réalisation des priorités stratégiques dans des délais stricts
• Esprit analytique
• Capacité à bien travailler sous pression et à gérer des scénarios de stress

*Notant que la grande majorité de notre clientèle, tant interne qu'externe, est située à l'extérieur du Québec et du Canada, des exigences linguistiques spécifiques peuvent s'appliquer. La maitrise professionnelle de l'anglais est requise.

Ce que l'on vous offre

En plus d'une rémunération compétitive, nous vous offrons de nombreux avantages y compris un programme d'assurance famille et conjoint.e flexible, un régime de retraite à cotisations définies et des jours payés pour le bénévolat. Des arrangements de travail hybrides sont disponibles pour la majorité des positions. Une présence au bureau est requise pour un minimum de 3 jours par semaine, une de ces journées doit être un lundi et/ou un vendredi. BNP Paribas offre d'excellents programmes de formation et de développement personnel, ainsi que des opportunités d'évolution au sein de l'entreprise et à l'international.

Pour en savoir plus sur notre gamme d'avantages, cliquez ici

Ce que vous devez savoir

• Nous examinerons les candidatures au fur et à mesure de leur arrivée, alors ne tardez pas à soumettre votre candidature