Bilingual in French and English (oral and written)
Minimum 7 years of progressive payroll management experience across multiple Canadian provinces, especially in Quebec
Hands-on expertise with UKG system (UKGPro, UKGWFM, UKG Payroll)
Familiarity with ADP is advantageous
Proficient in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams)
Proven management and development experience of payroll teams
In-depth knowledge of Canadian payroll legislation and compliance frameworks across provinces
PCP or LAP accreditation from the National Payroll Institute or ongoing training.
Responsibilities
Lead end-to-end payroll operations for over 2000 employees across four provinces (Quebec, Ontario, British Columbia, and Alberta)
Coordinate payroll management with UKG for London operations and support Johannesburg payroll operations
Partner strategically with regional HR teams on timesheets, data changes, and escalated issues
Ensure compliance with federal, provincial, and Quebec-specific labor standards and tax legislation
Manage year-end processes, mandatory payments, and regulatory filings across provinces
Oversee the UKG HRIS system, ensuring it aligns with the firm's talent management strategy
Continuously assess processes for automation and efficiency improvements.
Benefits
Collaborative and innovative work environment
Commitment to ongoing professional development
Support for work-life balance
Opportunity to lead and build a high-performance team
Focus on enhancing employee experience through data-driven decisions.
Full Job Description
Les responsabilités comprennent ce qui suit:
Diriger les opérations de paie de bout en bout (gestion de la paie de plus de 2000employés)
Gérer l'ensemble du cycle de paie dans quatre provinces (Québec, Ontario, Colombie-Britannique et Alberta), en veillant à l'exactitude des données, à la conformité et au respect des délais pour tous les groupes d'employés au sein d'un cabinet d'avocats (société de personnes).
Coordonner la gestion de la paie avec UKG pour nos activités à Londres. Fournir du soutien aux services responsables des opérations relatives à la paie à Johannesburg.
Collaborer avec les équipes régionales des RH concernant les feuilles de temps, les modifications de données et les enjeux nécessitant une escalade - non pas en tant que service d'assistance, mais en tant que partenaire stratégique qui comprend leurs activités et anticipe leurs besoins.
Avoir une excellente compréhension des normes du travail dans les différentes provinces et se tenir au courant des modifications
Gérer les processus de fin d'exercice, les versements obligatoires, les relevés d'emploi (RE) et les déclarations réglementaires dans toutes les provinces.
Veiller au respect des normes du travail fédérales, provinciales et propres au Québec ainsi que de la législation fiscale et des politiques du cabinet.
Être responsable du SIRH (UKG)
Être le responsable fonctionnel du système UKG pour Fasken. Il ne s'agit pas de le contrôler, mais bien de le coordonner, de créer des liens et de veiller à ce qu'il soit au service de la stratégie de gestion des talents du cabinet, et non l'inverse.
Diriger le processus d'optimisation, de configuration et d'intégration à d'autres plateformes. Identifier les écarts entre le fonctionnement actuel du système et la manière dont il devrait fonctionner pour soutenir l'expérience employé que nous sommes en train de mettre en place.
Collaborer avec les TI et les fournisseurs externes (dont UKG et les partenaires responsables de la mise en œuvre) pour les améliorations et les mises à niveau du système ainsi que pour la résolution des problèmes.
Se tenir au courant des mises à jour du SIRH (mises à jour d'UKG), en informer les parties prenantes concernées, les services administratifs et les groupes concernés.
Assurer l'intégrité des données, le respect des protocoles de sécurité et la gestion des accès sur l'ensemble de la plateforme.
Penser "intégration, automatisation et avenir"
Évaluer continuellement les processus en vue de leur automatisation et de l'amélioration de leur efficacité. Repenser les méthodes actuelles. Exiger mieux.
Mettre en place et perfectionner des processus permettant de relier les données relatives à la paie et au SIRH aux services des finances, d'analyse de données et de planification des effectifs. Des données épurées, structurées et bien gouvernées constituent la base de toutes nos activités futures, notamment en matière d'IA et d'analytique de pointe.
Collaborer directement avec le service d'analyse des personnes pour s'assurer que les décisions relatives à l'architecture des données prises aujourd'hui permettront au cabinet d'obtenir les informations dont il aura besoin demain.
Se tenir au courant des tendances technologiques en matière de gestion de la paie, des modifications législatives et des pratiques émergentes. Proposer des idées, plutôt que se contenter de respecter les règles.
Diriger et bâtir une équipe hautement performante
Diriger, encadrer et développer une équipe de professionnels de la paie.
Créer un environnement propice à l'épanouissement de l'équipe, où chacun assume ses responsabilités, signale les problèmes rapidement et s'améliore continuellement.
Gérer les priorités, la charge de travail et les échéances concurrentes dans un environnement dynamique.
Favoriser la collaboration interfonctionnelle avec les services des RH, des finances, des TI et les équipes régionales. Établir des relations - pas seulement des processus de travail.
Offrir un service à la clientèle exceptionnel
Agir à titre de conseiller de confiance auprès des clients internes - associés, avocats, employés et équipes régionales des ressources humaines. Nos critères sont la réactivité, la clarté et une véritable volonté de résoudre les problèmes.
Fournir des conseils stratégiques à la direction sur les questions liées à la gestion de la paie, y compris les implications fiscales et l'interprétation des politiques.
Contribuer à l'amélioration continue des processus de gestion de la paie et au suivi réglementaire, dans le respect des normes de qualité et de conformité de Fasken.
Gérer les enjeux nécessitant une escalade avec professionnalisme, tout en faisant preuve de discrétion et en respectant la confidentialité.
Connaissances et expérience exigées
Maîtrise du français et de l'anglais (à l'oral comme à l'écrit)
Au moins sept (7)ans d'expérience acquise de façon progressive dans des rôles liés à la gestion de la paie, y compris dans plusieurs provinces canadiennes, avec une expertise particulière au Québec
Expérience pratique avec le système UKG (UKGPro, UKGWFM et UKG Payroll): Tu ne fais pas qu'utiliser le système, tu le comprends.
Connaissance d'ADP, un atout
Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams)
Expérience avérée de gestion et de développement d'équipes responsables de la paie
Connaissance approfondie de la législation canadienne en matière de paie, des obligations légales et des cadres de conformité de plusieurs provinces
Accréditation PCP ou LAP auprès de l'Institut national de la paie (ou formation en cours)
