Adjoint.e de direction

Gray Collection est un regroupement primé d’hôtels et restaurants locaux authentiques offrant aux voyageurs l'expérience du luxe chaleureux. Plus qu’une collection d’établissements ou qu’une série de moments fantastiques et inoubliables, c’est avant tout une panoplie de gens et une communauté unie, guidée par une philosophie de passion, de générosité, et de service sans pareil. Chacun de nos hôtels, restaurants et spas met en vedette le quartier et la métropole de façon unique pour créer des histoires, des expériences mémorables et des souvenirs impérissables. Description de poste : L’adjoint de direction a pour mission de fournir un soutien administratif exceptionnel au président . Ce poste apportera également un soutien au comité de direction dans la préparation et l’organisation des réunions, présidées par un membre en rotation. Soutien administratif Gérer toutes les communications entrantes (appels et courriels) et en assurer le suivi. Coordonner la logistique des réunions, préparer et partager les pièces justificatives nécessaires. Participer à des réunions et rédiger les procès-verbaux, si nécessaire. Garder un système de classement propre, efficace et organisé pour les fichiers et les courriels. Préparer et envoyer des mémos, des courriels, et de la correspondance. Assurer la mise à jour de la liste de contacts. Soutien exécutif Assister le président dans toutes ses tâches (gestion d'équipe, opérations, comités divers). Développer des procédures, politiques et plans d’actions afin de structurer les opérations des différents établissements Gestion de projets divers, volet opérationnel Communication active avec les directeurs d’établissements Agir comme personne ressource pour les gestionnaires d’établissements quant aux procédures établies. Anticiper les travaux préparatoires requis avant les réunions ou les évènements. Gérer et coordonner le calendrier. Tenir à jour le statut des projets et tâches prioritaires. Effectuer des recherches et préparer des rapports de synthèse sur divers sujets (politique, analyse comparative, statistiques, etc.) Produire et optimiser le contenu des rapports, textes, tableaux et présentations pour les équipes de gestion ou de service. Connaitre et utiliser les ressources disponibles dans l'entreprise et contribuer à créer un esprit de collaboration avec tous les départements. Coordination d'équipe Assurer une documentation et un suivi appropriés pour les subordonnés directs (calendriers, formulaires RH et de paie, etc.) Gérer les fournitures de bureau et autre matériel requis pour le département. Aider à la coordination du processus d’évaluation des performances. Communiquer aux différentes parties prenantes internes et externes toutes les informations nécessaires à leur travail. Gestion de bureau Gérer et superviser le travail du personnel administratif, y compris celui de réceptionniste Commande de papèterie et de mobilier Gérer les budgets du bureau Mettre en place et maintenir des procédures / systèmes administratifs du bureau S'assurer que les politiques de santé et de sécurité pour le bureau sont communiquées et suivies Gérer les espaces et installations de bureau (nettoyage, maintenance, sécurité, équipement technique, cuisine) S'assurer que les employés de bureau disposent d'un espace de travail, d'outils et d'accès logiciels appropriés Gestion du répertoire actif de l'entreprise Mise en place et maintenance de procédures / systèmes administratifs de bureau Résultats attendus : Traitement en temps opportun et précis des courriels et autres communications Communication efficace et professionnelle par écrit et en personne Gérer le calendrier de manière à assurer la précision et la fluidité du flux (la bonne quantité de temps par réunion / tâche) Préparer les ordres du jour des réunions (formelles et informelles) en sollicitant les parties concernées et en veillant à ce que les ordres du jour et les documents justificatifs soient distribués suffisamment à l'avance pour pouvoir être consultés et préparés. Avantages: · Régime d’assurances collectives; · RÉER collectif et RPDB (Régime de participation différée aux bénéfices); · 50% de rabais employés dans tous nos établissements pour l’employé et 3 invités; · Rabais avec nos partenaires d’affaires (transport, bien-être, loisir); · Culture d’entreprise favorisant la valorisation des employés; · Événements de reconnaissance pour les employés; · Entreprise en pleine croissance (perspective d’évolution et développement personnel).